Экономическое обоснование KPI: как считать и зачем это нужно

2025-06-15 15:14 Статьи

Внедрение KPI (ключевых показателей эффективности) — не просто модная инициатива или способ заставить сотрудников работать активнее. Это инструмент, который должен решать конкретные задачи бизнеса: снижать издержки, увеличивать выручку, повышать прибыль. Но без экономического обоснования KPI превращаются в набор бессмысленных формальностей, вызывающих сопротивление у команды и не приносящих никакой пользы. В этой статье разберёмся, зачем нужно экономическое обоснование KPI, как его составлять и на какие цифры опираться.

Зачем нужно обоснование?

Руководитель часто слышит: «Внедри KPI — станет лучше». Но что именно станет лучше? Больше клиентов? Меньше ошибок? Лояльнее сотрудники? Без конкретики такие цели невозможно проверить и тем более — связать с деньгами.

Экономическое обоснование KPI — это ответ на главный вопрос: что компания получит в деньгах?

Именно деньги — главный язык бизнеса. Если руководитель понимает, сколько он заработает или сэкономит после внедрения KPI, у него появляется мотивация двигаться дальше. Если цифр нет, внедрение будет отложено «на потом», особенно в период загруженности, турбулентности или недоверия внутри команды.

Четыре направления расчёта экономической эффективности

1. Снижение издержек

Прямой эффект, если KPI позволяют предотвратить ошибки, штрафы, неустойки, пересдачи.

🔹 Пример: Компания теряет 150 000 ₽ в месяц на неустойках из-за срыва сроков. Внедрение KPI по соблюдению производственного графика и качеству планирования позволяет устранить часть причин. Потенциальная экономия — те же 150 000 ₽.

2. Экономия времени

Освобожденное время сотрудников можно использовать эффективнее. Важно перевести часы в деньги.

🔹 Пример: Бухгалтер тратит 10 часов в месяц на ручную выгрузку данных. Автоматизация через KPI-панель позволяет сократить это время до 2 часов. Стоимость часа бухгалтера — 1000 ₽. Экономия: 8000 ₽ в месяц.

3. Рост прибыли от повторных продаж

Если внедрение KPI повышает скорость и точность работы, это влияет на клиентский опыт — и, как следствие, на повторные покупки.

🔹 Пример: Менеджеры по продажам с KPI по стандарту обработки клиентов демонстрируют рост повторных заказов на 12%, что даёт компании дополнительно 300 000 ₽ в квартал.

4. Оперативность и управляемость

Сложнее оценить напрямую, но можно посчитать косвенно через потери от неэффективных решений.

🔹 Пример: Без KPI руководитель тратит по 6 часов в неделю на ручной анализ работы отдела. С дашбордом — 30 минут. За месяц экономится 20+ часов руководителя. Это ≈ 60 000 ₽.

Как правильно оформить экономическое обоснование

Обоснование должно быть:

Простым и понятным — чтобы руководитель мог принять решение.
Подкреплённым цифрами — без «улучшения лояльности» и «роста эффективности» без измерения.
Подогнанным под реальную ситуацию — без «если бы у нас всё заработало идеально».

Шаблон обоснования:

Направление	Цифры (в месяц)	Источник расчёта
Снижение издержек	150 000 ₽	Избежание неустоек
Экономия времени	8000 ₽	Оптимизация работы бухгалтера
Рост прибыли от повторных	100 000–300 000 ₽	Анализ повторных заказов
Управленческая экономия	60 000 ₽	Время руководителя
Итого	от 318 000 ₽ в месяц	Реальная выгода от внедрения

KPI без экономического обоснования — это инициатива без цели. Любая система, которую вы внедряете, должна приносить результат, измеримый в деньгах, времени или ресурсе. Только тогда у неё будет шанс на поддержку со стороны руководства, сотрудников и системы в целом. Прежде чем запускать KPI, посчитайте: а сколько вы на этом заработаете или сэкономите? И только после этого — запускайте.